微利時(shí)代軟包廠可通過采購管理的五個(gè)方面降低生產(chǎn)成本

【中國包裝網(wǎng)訊】采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在軟包生產(chǎn)企業(yè)，設(shè)備、薄膜、原輔材料等是包裝袋生產(chǎn)必備要素，占總成本的70%～80%以上。如此之高的生產(chǎn)成本，就意味著做好采購及質(zhì)量控制，是軟包行業(yè)提高利潤率的關(guān)鍵所在。因而，作為軟包采購的專業(yè)部門顯得尤為重要，更應(yīng)該做好采購管理，應(yīng)對軟包原材料的市場做細(xì)致的調(diào)查，有效地協(xié)助企業(yè)控制生產(chǎn)成本及資金周轉(zhuǎn)。

本文，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。

制定采購預(yù)算與估計(jì)成本

1、制定預(yù)算的定義

制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。

制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測，是對整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。

2、制定采購預(yù)算的作用

制定采購預(yù)算不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。

有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。

供應(yīng)商的選擇

供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注：

1、選擇供應(yīng)商的數(shù)量

供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。

因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3-4家為宜。

2、選擇供應(yīng)商的方式

選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。

我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。

采購環(huán)境的利用

1、外部環(huán)境包括哪些內(nèi)容？

項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。

宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭、罷工等各種因素。

而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。

2、如何利用采購環(huán)境？

充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。

比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。

這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：

建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。

建立同一類貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來獲得價(jià)格上的利益。

對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。

只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。

供應(yīng)商的管理

從長期降低采購成本的理念出發(fā)，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿“供應(yīng)商管理”的思想，也即把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：

1、與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系

對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。

2、供應(yīng)商行為的績效管理

在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等，對供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。

全流程成本概念

1、基于全流程成本概念，探討采購成本問題

在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。

獲得了低價(jià)的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。

2、考慮采購成本要兼顧到多方面利益

同時(shí)，降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益。成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。

單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對整個(gè)項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。

我們不應(yīng)該只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。